Digitales Aachen e.V. (DIGITAC) Geschäftsordnung

(Stand: 29. November 2017)

§ 1 Arten der Mitgliedschaft und Mitgliedsbeträge

1. Der Verein erhebt gemäß §5 seiner Satzung monatliche Mitgliedsbeträge. Die Höhe der Beiträge wird von der Mitgliederversammlung festgelegt und in einer eigenen Beitragsordnung veröffentlicht.
2. Es gibt folgende Arten der Mitgliedschaft:
   • für natürliche Personen:
     • N: normale Mitgliedschaft
     • E: ermäßigte Mitgliedschaft
     • F: Familienmitgliedschaft (für Familien)
     • !: Powermitgliedschaft
   • für natürliche, juristische Personen und nicht-rechtsfähige Vereine:
     • H: Ehrenmitgliedschaft (nur per Verleihung)
     • +: Fördermitgliedschaft
   • ad N: Die normale Mitgliedschaft entspricht einer ordentlichen Mitgliedschaft im Verein. Sie umfasst alle Rechte und Pflichten und besitzt Stimmrecht in der Mitgliederversammlung. Es steht jedem Mitglied frei, einen erhöhten Mitgliedsbeitrag zu bezahlen.
   • ad E: Die ermäßigte Mitgliedschaft zählt als normale Mitgliedschaft. Voraussetzung für die ermäßigte Mitgliedschaft ist ein formloser Antrag beim Vorstand. Der Vorstand entscheidet dann über die Ermäßigung. Der Vorstand ist jederzeit berechtigt, die Ermäßigung zu widerrufen. Dem Mitglied wird im Falle des Widerrufs der Ermäßigung die Möglichkeit der außerordentlichen Kündigung eingeräumt.
   • ad F: Die Familienmitgliedschaft ist für ein zusammengehöriges Paar erziehungsberechtigter Erwachsener und beliebig vieler durch sie erziehungspflichtiger Kinder (unter 16 Jahren) eine Option. Sie zählt für jedes der namentlich zu benennenden “Familienmitglieder” wie eine normale Mitgliedschaft.
   • ad !: Die Powermitgliedschaft ist nur für einen von der Beitragsordnung festgelegten Zeitraum gültig. Sie kann nur durch Vorauszahlung des Mitgliedsbeitrags beim Vorstand oder einer vom Vorstand dazu beauftragten Person erworben werden. Powermitglieder können in ihren Mitgliedsrechten gegenüber anderen Mitgliedern eingeschränkt werden. Insbesondere haben sie kein Stimmrecht auf Mitgliederversammlungen. Die Ausgestaltung der Einschränkungen obliegt dem Vorstand in Absprache mit dem Senat und nach Wunsch der Mitgliedschaft. Powermitglieder haben bei allen vom Vorstand festgelegten Veranstaltungen des Vereins für die Dauer ihrer Mitgliedschaft freien Eintritt.
   • ad H: Die Ehrenmitgliedschaft kann natürlichen Personen, die sich um die satzungsgemäßen Ziele des Vereins besonders verdient gemacht haben, von der Mitgliederversammlung verliehen werden. Ein Ehrenmitglied ist von der Zahlungspflicht der monatlichen Beiträge befreit, kann aber einen freiwilligen Monatsbeitrag bezahlen. Die Ehrenmitgliedschaft zählt als passive Mitgliedschaft.
   • ad +: Die Fördermitgliedschaft zählt als Mitgliedschaft ohne Stimmrecht. Das Fördermitglied zahlt einen freiwilligen Monatsbeitrag welcher mindestens dem in der Beitragsordnung festgelegten Beitrag für eine Fördermitgliedschaft entspricht. Zahlt ein Fördermitglied mindestens so viel, wie ein normales Mitglied, dann erhält es die zum normalen Mitglied analogen Raumnutzungsrechte. Fördermitglieder, die mindestens das Fünffache eines normalen Mitglieds bezahlen, können auf eigenen Wunsch hin auf der Internetpräsenz des Vereins ohne besondere Hervorhebung als “Unterstützer des Vereins” aufgeführt werden.
3. Änderungen bezüglich der Mitgliedschaft (Mitgliedsbeitrag, Anschrift, Wegfall von Ermäßigungsgründen oder Mitgliedsart, etc.) sind dem Schatzmeister in Textform mitzuteilen. Sofern nicht anders vereinbart, gelten die gleichen Fristen wie in dieser Ordnung unter §2 zum Austritt angegeben.
4. Der Mitgliedsbeitrag wird grundsätzlich für je ein Quartal im Voraus fällig.
5. Zusatzbeiträge sind monatlich fällig.

§ 2 Verpflichtungen nach Austritt

1. Das Ende der Mitgliedschaft eines Mitglied entbindet dieses nicht von der Beitragsverpflichtung bis zum nächsten Quartalsende.

§ 3 Grundsätze der Vermögensverwaltung des Vereins

1. Die Bilanz des Vereins darf zum Jahresende nicht negativ sein.

§ 4 Aufgaben des Schatzmeisters

1. Der Schatzmeister hat auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung hinzuwirken.
2. Der Schatzmeister legt nach Eintragung des Vereins in das Vereinsregister ein Konto auf den Namen des Vereins an und verwaltet dort das Vereinsvermögen.
3. Für Abhebungen vom Vereinskonto ist die Unterschrift von zwei Vorstandsmitgliedern nötig.
4. Der Schatzmeister informiert die Vereinsmitglieder mindestens vierteljährlich sowie innerhalb von sechs Wochen nach größeren Veranstaltungen, bei denen der Verein als Veranstalter oder Mitveranstalter auftritt, über den Kassenstand. Einnahmen und Ausgaben über 250€ sind dabei einzeln aufzulisten.
5. Als Vorstandsmitglied hat der Schatzmeister die Einbringung der Mitgliedsbeiträge und anderer Einnahmen zu organisieren. Dabei genießt er die volle Unterstützung des Vorstands.
6. Für laufende Einnahmen und Ausgaben führt der Schatzmeister eine Bargeldkasse. Überschüssige Bargeldsummen werden von ihm regelmäßig auf dem Vereinskonto abgelegt.
7. Für Bareingänge stellt der Schatzmeister eine formgerechte Quittung in doppelter Ausfertigung aus, davon eine für den Einzahler.
8. Der Schatzmeister legt ein geeignetes Vermögensregister an, das nach den Regeln der einfachen Buchführung zu führen ist und aus folgenden Teilen besteht:
   • Kassenbuch für die Bargeldkasse
   • Hauptbuch für das Vereinskonto
   • Inventarliste für Vermögensgegenstände
9. Jede einzelne Ausgabe muss belegt werden. Jeder Beleg muss von dem Vereinsmitglied, das die Ausgabe getätigt hat, umgehend beim Schatzmeister eingereicht werden.
10. Sollten Güter zugunsten des Vereins eingehen, sind diese im Vermögensregister einzutragen. Der Schatzmeister hat nach Genehmigung durch den Vorstand ein Aufbewahrungsprotokoll anzufertigen, ein Exemplar für den Besorger, eins zur Dokumentation beim Schatzmeister.
11. Der Schatzmeister führt die Liste der Vereinsmitglieder. Periodisch werden von ihm die sich ergebenden Veränderungen durch Zugänge und Abgänge den Vereinsmitgliedern mitgeteilt.
12. Für den Jahresabschluss oder bei Wechsel des Schatzmeisters ist durch ihn eine Bilanz zu erstellen, die einer satzungsgemäßen Revision unterliegt.

§ 5 Erstattung der Auslagen des Vorstands und Aufwandsentschädigungen

1. Auslagen des Vorstandes zur Verfolgung der Vereinszwecke werden in voller Höhe erstattet, soweit diese durch die Haushaltslage gedeckt sind. Auf Beschluss der Mitgliederversammlung muss der Vorstand in einer Stellungnahme Zweck- und Verhältnismäßigkeit der Ausgaben nachweisen.
2. Die Mitgliederversammlung kann nach Haushaltslage auch beschließen, dass an Vorstandsmitglieder oder für durch Mitglieder erbrachte besondere Dienstleistungen Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. Die Aufwandsentschädigung ist auf die maximale Höhe der Ehrenamtspauschale gem. § 3 Nr.26a EStG begrenzt.

§ 6 Vorstandssitzung

1. Die Einladung zur Vorstandssitzung erfolgt durch ein Mitglied des Vorstands. Die Einladung muss mindestens einem Tag vor geplantem Sitzungstermin erfolgen. Eine mündliche Einladung ist ausreichend.
2. Einigt sich der Vorstand auf einen regelmäßigen Termin, so ist lediglich die Terminregelung allen Vorstandsmitgliedern bekanntzumachen. Eine gesonderte Einladung zu diesen Terminen ist nicht erforderlich, jedoch wünschenswert.
3. Außerordentliche Vorstandssitzungen können auch ad-hoc erfolgen, wenn die Mehrheit des Vorstands dies beschließt.
4. Über die Beschlüsse und die an- und abwesenden Vorstandsmitglieder jeder Vorstandssitzung ist Protokoll zu führen.
5. Das Protokoll muss spätestens 7 Tage nach der Vorstandssitzung allen Vereinsmitgliedern zugänglich gemacht werden.
6. Der Vorstand kann auch außerhalb von Vorstandssitzungen mit Hilfe namentlicher Online-Abstimmungen Umlaufbeschlüsse fassen. Diese Beschlüsse sind geeignet zu protokollieren und der Mitgliedschaft bekannt zu machen.

§ 7 Aufgaben der Senatsmitglieder

1. Jedes Mitglied des Senats ist dazu angehalten:
   • bei der Vertretung und Betreuung seines Ausschusses die Vereinsgemeinschaft zu stärken.
   • mit seinem Budget sparsam, transparent und gewissenhaft zu haushalten.
   • regelmäßig von seinen Tätigkeiten zu Berichten.
   • sich mit den anderen Senatoren, dem Vorstand und den Vereinsmitgliedern über mögliche oder reale Probleme bei der Umsetzung von Projekten unverzüglich auszutauschen.
2. Sollte ein Mitglied des Senats mehrere Ausschüsse vertreten, so ist es dazu verpflichtet die Interessen aller seiner Ausschüsse gleichermaßen zu vertreten und wahrzunehmen.

§ 8 Vereinsinterne Organisation

1. Der Vorstand regelt in Abstimmung mit dem Senat und nach Wunsch der Mitgliederschaft die vereinsinterne Organisation.
2. Zu diesem Zweck beschließt der Vorstand allgemeine und für alle Vereinsmitglieder gültige Regeln, sofern die Mitgliederversammlung dies nicht selber durchführt.
3. Der Vorstand hat diese Regeln den Vereinsmitgliedern mitzuteilen und online zugänglich zu machen.
4. Vor Änderungen oder dem Erlass von Regeln muss der Vorstand zuerst ein Meinungsbild der Vereinsmitglieder über die geplante Neuerung einholen. Das Meinungsbild ist für den Vorstand bindend. Es kann auch elektronisch mit geeigneten Hilfsmitteln eingeholt werden. Der Vorstand muss die Mitglieder auf das Meinungsbild und ihre Beteiligungsmöglichkeit daran hinweisen. Nach diesem Hinweis muss den Mitgliedern mindestens für 14 Tage die Möglichkeit zur Abstimmung bzw. Meinungsäußerung gegeben werden.

§ 9 Qualitätsmanagement

1. Der Verein betreibt ein kontinuierliches Qualitätsmanagement (QM) und erstellt dazu ein QualitätsmanagementHandbuch dessen Pflege und Führung Pflicht aller Vereinsmitglieder ist.
2. Der Senat überwacht die Pflege der Dokumentation, Etikettierung und Organisation der Ordnungsstruktur innerhalb des Vereines.
3. Das QM-Handbuch soll plausibel sein und nicht zu umfangreich. Ferner soll es ordentlich strukturiert sein.
4. Das Inhaltsverzeichnis des QM-Handbuchs und die grundlegende Struktur wird jedem Mitglied nach Antrag ausgehändigt.
5. Das Inhaltsverzeichnis und die Struktur des QM-Handbuchs wird von der Mitgliederversammlung festgelegt.